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Publié le 03/10/2024

Les frais engagés par un salarié pour l’exercice de son emploi ne peuvent être déduits de sa rémunération. Ils doivent être remboursés par l’employeur.

Les frais professionnel tels que les frais de nourriture, de mobilité, de transport, correspondent à des dépenses :

  • effectivement engagées par le salarié ;
  • inhérentes à sa fonction ou à son emploi ;
  • exposées dans l’intérêt de son employeur.

Ces frais n’ont pas la nature de salaire. Sous certaines conditions et dans des limites définies, ils ne sont pas soumis aux cotisations et contributions sociales, et leur prise en charge incombe strictement à l’employeur.

L’employeur a donc l’obligation de rembourser ces frais. Cependant, même si le salarié signe un contrat de travail incluant une clause stipulant la prise en charge de ses propres frais professionnels, cette clause serait réputée non écrite et donc nulle et non avenue.

Le remboursement des frais professionnels peut se faire selon plusieurs modalités au choix de l’employeur :

  • au réel : le salarié transmet des justificatifs pour chaque dépense, qui sont remboursés à hauteur des montants réels engagés, contre transmission par le salarié d’un justificatif ;
  • au forfait : un accord collectif, le contrat de travail ou une décision unilatérale de l’employeur prévoit en amont un montant forfaitaire pour chaque type de frais. Ce montant est fixé indépendamment des dépenses réelles ;
  • par versement d’une allocation forfaitaire : une allocation forfaitaire est prévue dans le contrat de travail. Elle est distincte de la rémunération du salarié et n’est pas soumise aux cotisations sociales si elle respecte les limites prévues par la loi.

Le remboursement des frais professionnels est une obligation légale pour l’employeur. Cette prise en charge garantit que le salarié n’a pas à supporter des coûts liés à l’exercice de ses fonctions. Par conséquent, en cas de non-respect de ces règles, l’employeur s’expose à des litiges avec son salarié et à des sanctions potentielles.

 

Source : Article L. 3261-1 du Code du travail

Obligations de l’employeur : frais professionnels et rémunération

UNE EXPERTISE SIGNÉE

Charline DURAND

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