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Un texte institue parfois une obligation de conservation des documents de paie et de gestion du personnel (registre, déclarations, dossiers, etc.) pour une période minimale.

Par ailleurs, les documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions de sécurité sociale doivent être conservés pendant au moins 6 ans. Ce délai s’apprécie à compter de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis ou reçus.

Les actions portant sur l’exécution du contrat de travail se prescrivent en principe par 2 ans. Toutefois, celles portant sur la rupture du contrat de travail se prescrivent par 12 mois et le code du travail réserve un certain nombre d’exceptions pour lesquelles une durée différente s’applique telles que par exemple une action en réparation d’un dommage corporel (10 ans), une discrimination ou un harcèlement (5 ans).

Nous avons précisé dans le tableau ci-dessous les délais applicables à la conservation des documents les plus courants :

DocumentsContenu et utilisationDélai de conservation
Déclarations de cotisations URSSAF/MSADéclarations effectuées dans le cadre de la déclaration sociale nominative6 ans (non prévu par la loi)
Bulletin de paie (doubles)Un double des bulletins doit être conservé par l’entreprise5 ans selon la loi (conseillé jusqu’à la retraite du salarié)
Contrats de travail (conservation non obligatoire)Convention entre les parties fixant les conditions d’exécution du travailNon prévu par la loi (conseillé 5 ans à l’expiration du contrat)
Cotisations de sécurité sociale, chômage, de retraite complémentaire et de prévoyanceDocuments ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales6 ans
Déclaration préalable à l’embaucheAccusé de réceptionAu moins jusqu’à l’accomplissement de la DSN
Déclaration sociale nominative (DSN)Déclaration mensuelle effectuée par voie numériqueNon prévu par la loi (conseillé au moins 5 ans)

 

Document de comptabilisation des heures de travailPermettre de comptabiliser les heures de travail effectuées par chaque salarié, y compris en cas d’horaires individualisés1 an selon le code du travail (conseillé au moins 3 ans)
Reçu pour solde de tout compte Document signé par le salarié à l’occasion de son solde de tout compteNon prévu par la loi (conseillé 5 ans à l’expiration du contrat)
Registre unique du personnelNom, prénoms, date de naissance, sexe, emploi, qualification, date d’entrée et de sortie de l’entreprise. Des indications complémentaires sont prévues pour certains salariés (ex. : intérimaire) et pour les stagiaires5 ans à compter du départ du salarié de l’entreprise (conseillé illimité)

 

Loi « Informatique et libertés »

La CNIL a rappelé que les archives doivent répondre à des durées de conservation spécifiques, proportionnées, à la finalité poursuivie. Elle recommande par conséquent que le responsable de traitement établisse, dans le cadre de ses moyens d’archivage, des procédures aptes à gérer des durées de conservation distinctes selon les catégories de données qu’il collecte. Par ailleurs, il doit être en mesure d’effectuer, le cas échéant, toute purge ou destruction sélective de données.

Numérisation des documents nécessaires à un contrôle URSSAF

Les employeurs peuvent conserver sur support informatique les documents ou pièces établis ou reçus sur support papier nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales. Les conditions de la numérisation doivent garantir la reproduction des documents à l’identique en termes d’image, de contenu et de couleurs. Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits et la compression de fichier ne doit pas générer de perte. Chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3), afin de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.

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Quel mode de management employez-vous ?

Management directif, persuasif, participatif ou délégatif ?

 

Louis TRAN, Conseiller d’Entreprise, décrypte pour nous ces différents profils !

 

Merci Louis et bon visionnage !

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Vous est-il déjà arrivé d’avoir envie de changer l’autre ?

 

Nicolas TIEDREZ, Conseiller en Relations Humaines, vous en dit plus !

 

Merci Nicolas et bon visionnage !

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Si votre salarié souhaite, ou que vous souhaitez, mettre fin à un contrat de travail à durée indéterminée, vous devrez en assumer le coût.

La réglementation définit les différents modes de rupture possibles, auxquels elle attache diverses indemnités. Ces dernières sont déterminées en fonction de la partie qui est à l’initiative de la rupture et de sa nature juridique.

Beaucoup d’éléments rendent difficile l’évaluation exacte du coût d’une rupture de contrat de travail. Mais vous pouvez d’ores et déjà retenir les règles de principe suivantes pour vous faire une idée du coût engendré par une telle rupture.

 

  1. À l’initiative de l’employeur, ce peut être un licenciement ou une rupture de la période d’essai.

Dans le cas du licenciement, l’employeur doit verser au salarié :

Attention, votre convention collective de travail peut prévoir une formule et un montant plus favorables que la loi, et dans ce cas, il convient d’appliquer les dispositions conventionnelles.

 

Dans le cas d’une rupture de la période d’essai, l’employeur doit respecter un délai de prévenance avant de se séparer de son salarié. Si ce délai de prévenance ne peut pas être travaillé par le salarié faute de temps suffisant avant la fin de la période d’essai et sans que cela soit de son fait, l’employeur devra verser à ce dernier une indemnité compensatrice égale au nombre de jours non effectués.

 

  1. À l’initiative du salarié, ce sera soit une démission, soit un départ volontaire à la retraite, soit une rupture de la période d’essai.

Dans le cas d’une démission, l’employeur doit verser au salarié :

 

Dans le cas d’un départ volontaire à la retraite, l’employeur est redevable des indemnités suivantes :

 

Dans le cas d’une rupture de la période d’essai, le salarié doit respecter un délai de prévenance avant de quitter son emploi et l’entreprise. Pendant ce délai, l’employeur doit rémunérer son salarié.

 

  1. À l’initiative commune des parties, ce sera une rupture conventionnelle.

Dans le cadre d’une rupture conventionnelle, l’employeur a l’obligation de verser au salarié :

 

Dans certains cas, il conviendra d’ajouter à ces indemnités le paiement de cotisations sociales.

À ces coûts, qui correspondent aux indemnités de rupture légales ou conventionnelles, peuvent s’ajouter, en cas de litige, des dommages-intérêts quand l’employeur est condamné par le tribunal pour licenciement sans motif réel et sérieux. Vous pouvez consulter le barème légal sur le site Internet www.service-public.fr

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Nous lançons notre web série « Paroles d’experts » en vidéo !

 

Nathalie Delaleau, gestionnaire paie, se lance la première pour nous parler du maintien de salaire !

 

Merci Nathalie et bon visionnage !

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Il existe 2 périodes de prise de congés payés :

  1. Période dite de congés d’été : 4 semaines qui courent du 1er mai année N au 31 octobre année N
  2. Période de la 5ème semaine qui court du 1er mai année N au 30 avril année N+1

 

La période de prise de congés payés doit être communiquée à vos salariés 2 mois avant son ouverture soit avant le 1er mars pour une période de prise de congés qui débute au 1er mai.

 

L’organisation des congés relève du pouvoir de direction de l’employeur.

 

Il faut tenir compte de :

 

En principe, les salariés effectuent leur demande de congés aux dates choisies. En cas de désaccord avec l’employeur, la décision appartient à ce dernier.

 

La durée du congé pris ne peut pas excéder 24 jours ouvrables sauf pour certains salariés justifiant de contraintes géographiques ou de la présence au sein du foyer d’un enfant ou adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie.

 

En cas de fractionnement du congé principal ; le salarié doit prendre au moins 12 jours ouvrables en continu entre 2 jours de repos hebdomadaires. Ces 12 jours doivent être pris durant la période dite de congés d’été.

 

L’employeur communique par tout moyen, à chaque salarié un mois avant son départ, l’ordre de départ en congés payés. Ces dates devront être respectées sauf nécessités de l’activité de l’entreprise, attention l’employeur ne peut pas modifier les dates dans le mois qui précède le départ en congés payés, sauf circonstances exceptionnelles.

 

L’employeur doit prendre les mesures nécessaires afin que les salariés prennent la totalité de leurs congés.

 

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Du fait de leur âge, les jeunes de moins de 18 ans relèvent d’une réglementation spécifique.

Travail des jeunes de 14 ans et 15 ans pendant les vacances scolaires : les jeunes âgés de 14 à moins de 16 ans peuvent travailler pendant les vacances scolaires dont la durée est d’au moins 14 jours (ouvrables ou non), et à condition qu’ils bénéficient d’un repos effectif continu au moins égal à la moitié de la durée totale des vacances.

L’employeur doit demander l’avis à l’inspecteur du travail 15 jours avant l’embauche. L’absence de réponse dans le délai de 8 jours francs vaut autorisation d’embauche.

 

Durée du travail : 8 heures par jour et 35 heures semaine, il peut être accordé une dérogation de 5 h maximum par semaine par l’inspecteur du travail et après avis conforme du médecin du travail. Depuis le 1er/01/2019, l’employeur peut déroger à ces durées sans pour autant excéder 40H semaine et 10H par jour dans certains secteurs d’activités déterminés (bâtiment par exemple).

 

Travail de nuit : Un salarié âgé de 16 ou 17 ans ne peut pas travailler entre 22h et 6h du matin, pour les jeunes de moins de 16 ans, le travail est interdit entre 20h et 6h. Des dérogations sont accordées dans certains secteurs (boulangerie – pâtisserie par exemple).

 

Types de travaux : Travaux légers qui ne sont pas susceptibles de porter préjudice à sa sécurité, à sa santé ou à son développement personnel. Pas de travail en hauteur.

 

Temps de pause : 30 minutes de pause dès que le jeune a travaillé 4h30.

 

Repos hebdomadaire : 2 jours de repos hebdomadaires pour les moins de 18 ans (le dimanche doit être compris dans ces 2 jours).

 

Repos quotidien : 14 heures par jour si le jeune a moins de 16 ans, 12 heures pour les jeunes âgés de 16 à 17 ans.

 

Jours Fériés : Pas de travail un jour férié pour un jeune de moins de 18 ans (un accord collectif de branche ou une convention peut déroger à cette interdiction).

 

Rémunération : sauf accord collectif plus favorable, la rémunération sera le SMIC réduit de :

Si le mineur est émancipé, il pourra percevoir sa rémunération, dans le cas contraire, il pourra percevoir sa rémunération mais avec accord parental écrit.

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Tous les salariés ont droit à un congé annuel payé, que leur contrat soit un CDI, CDD, temps plein ou temps partiel.

Les salariés acquièrent 2,5 jours ouvrables par mois (soit 30 jours au total 5 semaines de 6 jours) ou 2,08 jours ouvrés par mois (soit 25 jours au total 5 semaines de 5 jours).

En principe, l’acquisition des congés payés se fait sur une période de référence allant du 1er juin (N) au 31 mai (N+1) . Un accord collectif d’entreprise ou d’établissement peut modifier cette période de référence et prendre l’année civile par exemple. C’est notamment le cas dans les entreprises du bâtiment ou des travaux publics dont la période de référence court du 1er avril (N) au 31 mars (N+1).

Lorsque le nombre de jours de congés n’est pas acquis par un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre immédiatement supérieur.

S’ajoutent éventuellement à ce congé principal des jours supplémentaires en cas de fractionnement de congés payés (2 jours ou 1 jour selon les cas).

Les salariés âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l’année précédente, ont droit à 2 jours de congés payés supplémentaires par enfant à charge. Si le droit à congés payés initial ne dépasse pas 6 jours ouvrables, ce congé supplémentaire est ramené à 1 jour. Le cas échéant, ce congé supplémentaire peut permettre de cumuler plus de 30 jours ouvrables de congés payés par an.

Tout salarié de 21 ans au moins au 30 avril de l’année précédente bénéficie également de 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge. Toutefois, ces jours supplémentaires ne peuvent pas permettre de dépasser 30 jours ouvrables de congés (congés payés et congé supplémentaire cumulés).

Les apprentis bénéficient des mêmes règles.

Certaines périodes d’absence sont assimilées à du temps de travail effectif et n’ont aucune incidence sur l’acquisition des congés payés.

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L’épargne salariale est un système d’épargne collectif mis en place au sein de certaines entreprises. Le principe consiste à verser à chaque salarié une prime liée à la performance de l’entreprise (intéressement) ou représentant une quote-part de ses bénéfices (participation). Les sommes attribuées peuvent, au choix du salarié, lui être versées directement ou être déposées sur un plan d’épargne salariale.

L’intéressement est versé aux salariés en fonction des résultats ou des performances de l’entreprise. Les critères de résultat ou performance sont fixés par l’entreprise elle-même, selon certaines règles. C’est une démarche volontaire.

La participation représente une quote-part des bénéfices de l’entreprise. Elle est obligatoirement mise en place dans les entreprises de plus de 50 salariés, et est facultative pour les autres entreprises.

La prime attribuée dans le cadre de l’intéressement ou de la participation peut être versée directement au salarié ou placée sur des plans d’épargne salariale comme le plan d’épargne entreprise (PEE) ou sur plan d’épargne pour la retraite collectif (PERCO).

Le PEE permet aux salariés de se constituer un portefeuille de valeurs mobilières au sein de l’entreprise. Les versements du salarié liés à l’intéressement ou la participation peuvent être complétés par des contributions de l’entreprise (abondements). Les sommes sont bloquées au moins 5 ans, sauf cas de déblocages exceptionnels.

 

Le PERCO est un dispositif d’entreprise qui permet aux salariés de se constituer une épargne. Les sommes sont bloquées jusqu’à la retraite, sauf cas de déblocage exceptionnel. Les versements du salarié peuvent être complétés par des contributions de l’entreprise (abondements). Au moment de la retraite, les sommes sont disponibles sous forme de rente ou, si l’accord collectif le prévoit, sous forme de capital.

 

La loi Pacte (loi relative à la croissance et à la transformation des entreprises, promulguée le 22 mai 2019) apporte de nombreuses mesures favorisant l’intéressement, la participation et le développement de l’épargne salariale.

Un décret du 20 août 2019 permet l’application de certaines mesures constitutive du volet Epargne salariale de la loi PACTE comme par exemple la possibilité pour l’employeur de procéder à un versement « unilatéral » sur le PEE même en l’absence de contribution du salarié mais doit être prévu dans le règlement du plan et le versement doit être effectué de manière uniforme pour tous les salariés.

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Lorsque le contrat à durée déterminée (CDD) d’un salarié prend fin, l’employeur ne peut pas, sauf exception, en embaucher un autre sur le même poste avant la fin d’un certain délai. Cette « carence » varie selon la durée du contrat initial, renouvellement inclus.

Il convient de distinguer 3 cas : les CDD successifs sur le même poste, les CDD successifs avec le même salarié sur le même poste, les CDD successifs avec le même salarié sur un poste différent.

Le délai de carence applicable est le délai légal, à savoir :

Durée totale du CDD (renouvellement inclus) :Durée du délai de carence :
Inférieure à 14 joursMoitié de la durée du CDD
Au moins égale à 14 jours1/3 de la durée du CDD

 

La durée du CDD s’apprécie en jours calendaires, mais le délai de carence applicable se décompte en jours d’ouverture de l’entreprise ou de l’établissement concerné.

Une convention ou un accord de branche étendu peut prévoir les cas où le délai de carence ne s’applique pas.  Faute de convention ou d’accord de branche étendu, les situations dans lesquelles aucun délai de carence ne s’applique sont les suivantes :

– contrat conclu pour assurer le remplacement d’un salarié temporairement absent ou dont le contrat de travail est suspendu, en cas de nouvelle absence du salarié remplacé (ou du chef d’entreprise ou d’exploitation agricole quand cela est permis),

– contrat conclu pour des travaux urgents nécessités par des mesures de sécurité,

– contrat saisonnier ou CDD d’usage,

– contrat conclu dans le cadre de la politique de l’emploi,

– rupture anticipée du précédent CDD par le salarié,

– refus par le salarié du renouvellement de son CDD, pour la durée du contrat non renouvelé.

 

Lorsque la succession porte sur le même poste de travail, le délai de carence cité ci-dessus s’applique.

Si la succession de CDD porte sur un poste différent, on ne parle plus de délai de carence mais de délai d’interruption. La durée de ce délai n’est pas précisée par la loi. Cependant, afin d’éviter une requalification ultérieure en CDI, le délai ne doit pas être trop bref. En pratique, plus le délai se rapproche de la durée du délai de carence légal indiqué ci-dessus, moins il encourt de contestation.

Par exception, l’employeur peut conclure avec le même salarié des CDD successifs sans délai à respecter entre les contrats lorsque le contrat est conclu dans l’un des cas suivants :

En cas de non-respect de ces délais de carence ou d’interruption, l’employeur risque d’être condamné, en cas de litige, à une requalification en CDI du contrat.

Enfin, il ne faut pas confondre succession et renouvellement de CDD qui consiste à prolonger un contrat initial ayant un terme précis.

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