13 février 2020 | CDER

Un texte institue parfois une obligation de conservation des documents de paie et de gestion du personnel (registre, déclarations, dossiers, etc.) pour une période minimale.

Par ailleurs, les documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions de sécurité sociale doivent être conservés pendant au moins 6 ans. Ce délai s’apprécie à compter de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis ou reçus.

Les actions portant sur l’exécution du contrat de travail se prescrivent en principe par 2 ans. Toutefois, celles portant sur la rupture du contrat de travail se prescrivent par 12 mois et le code du travail réserve un certain nombre d’exceptions pour lesquelles une durée différente s’applique telles que par exemple une action en réparation d’un dommage corporel (10 ans), une discrimination ou un harcèlement (5 ans).

Nous avons précisé dans le tableau ci-dessous les délais applicables à la conservation des documents les plus courants :

DocumentsContenu et utilisationDélai de conservation
Déclarations de cotisations URSSAF/MSADéclarations effectuées dans le cadre de la déclaration sociale nominative6 ans (non prévu par la loi)
Bulletin de paie (doubles)Un double des bulletins doit être conservé par l’entreprise5 ans selon la loi (conseillé jusqu’à la retraite du salarié)
Contrats de travail (conservation non obligatoire)Convention entre les parties fixant les conditions d’exécution du travailNon prévu par la loi (conseillé 5 ans à l’expiration du contrat)
Cotisations de sécurité sociale, chômage, de retraite complémentaire et de prévoyanceDocuments ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales6 ans
Déclaration préalable à l’embaucheAccusé de réceptionAu moins jusqu’à l’accomplissement de la DSN
Déclaration sociale nominative (DSN)Déclaration mensuelle effectuée par voie numériqueNon prévu par la loi (conseillé au moins 5 ans)

 

Document de comptabilisation des heures de travailPermettre de comptabiliser les heures de travail effectuées par chaque salarié, y compris en cas d’horaires individualisés1 an selon le code du travail (conseillé au moins 3 ans)
Reçu pour solde de tout compte Document signé par le salarié à l’occasion de son solde de tout compteNon prévu par la loi (conseillé 5 ans à l’expiration du contrat)
Registre unique du personnelNom, prénoms, date de naissance, sexe, emploi, qualification, date d’entrée et de sortie de l’entreprise. Des indications complémentaires sont prévues pour certains salariés (ex. : intérimaire) et pour les stagiaires5 ans à compter du départ du salarié de l’entreprise (conseillé illimité)

 

Loi « Informatique et libertés »

La CNIL a rappelé que les archives doivent répondre à des durées de conservation spécifiques, proportionnées, à la finalité poursuivie. Elle recommande par conséquent que le responsable de traitement établisse, dans le cadre de ses moyens d’archivage, des procédures aptes à gérer des durées de conservation distinctes selon les catégories de données qu’il collecte. Par ailleurs, il doit être en mesure d’effectuer, le cas échéant, toute purge ou destruction sélective de données.

Numérisation des documents nécessaires à un contrôle URSSAF

Les employeurs peuvent conserver sur support informatique les documents ou pièces établis ou reçus sur support papier nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales. Les conditions de la numérisation doivent garantir la reproduction des documents à l’identique en termes d’image, de contenu et de couleurs. Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits et la compression de fichier ne doit pas générer de perte. Chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3), afin de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.