Bulletins de liaison n°183

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Relations humaines

S'organiser ensemble ou l'art de mettre le tout en musique

Dans la recherche d’efficacité, le travail à plusieurs, entre exploitants ou avec des salariés, est une vraie bonne solution. Mais très souvent, ce qui devrait être harmonie est devenu cacophonie. Ce qui a manqué : se donner les moyens d’accorder ses violons.

Avant toute chose, posons-nous la question : est-il vraiment nécessaire de s’organiser tous ensemble pour travailler en groupe ? Pour y répondre, imaginons un orchestre un peu particulier. Les musiciens ne se connaissent pas et ne parlent pas la même langue. Ils ne savent pas quel morceau jouer. Ils n’ont aucune connaissance de leur place ni de ce que le public attend d’eux.
Quel sera le résultat s’ils devaient jouer tout de suite ? Une sacrée cacophonie !
Tout cela vous semble peut-être inimaginable voire irresponsable. Et pourtant, il n’est pas si rare de rencontrer des situations similaires.
Exemples :
- Le jeune embauché auquel n’ont pas été présentés les autres salariés, ni expliqué qui il devait contacter pour son dossier MSA.
- Une décision d’investissement prise entre associés sans préciser qui s’en occupe. Au mieux, la décision ne sera pas suivie d’effet, au pire, plusieurs personnes feront le même achat.
Alors, est-il utile de s’organiser ensemble ? La réponse est oui quand on souhaite se donner les moyens d’atteindre ses objectifs.

Concrètement, comment travailler ensemble ?

Il n’existe pas une organisation unique, valable dans toutes les situations.
Une organisation efficace dépend :
- de l’objectif à atteindre,
- des personnes du groupe, de leurs besoins et attentes
- des moyens à disposition.
Les combinaisons sont multiples donc les organisations possibles aussi. Identifions certaines des clés de réussite d’une organisation.

Se connaître et connaître les autres

Nous n’avons pas les mêmes besoins ni en terme d’organisation, ni en terme de communication.
L’enjeu d’un responsable est d’arriver, par exemple, à faire communiquer deux personnes, l’une fonctionnant avec des post-it, l’autre connaissant seulement le téléphone. Il est tellement plus simple de partir du principe que
c’est à l’autre de deviner mes besoins. Dans ce cas, l’inverse doit être vrai aussi : c’est à moi de deviner les besoins de l’autre.
Mais, à quel moment notre orchestre arrive-t-il à s’accorder et comment peut-il le faire dans ces conditions ? Il ne le peut pas. Par contre, cela devient possible si les associés prennent un temps où chacun exprime ses besoins en termes d’organisation (un planning très détaillé, ou plutôt juste l’objectif à atteindre) ou de communication (orale ou écrite).

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Parler le même langage, se comprendre

Même si les musiciens ne parlent pas la même langue, ils réussissent à se comprendre grâce au solfège, c’est-à-dire des règles communes et comprises par tous. Ils peuvent aussi se rencontrer pour lire la partition tous ensemble.
Dans nos organisations, il s’agit par exemple de définir ensemble les règles de vie du groupe, comme simplement se dire bonjour, avoir le même langage technique ou bien accepter le principe de l’écoute mutuelle.

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Avoir des objectifs communs

Toujours dans notre exemple des musiciens, il s’agit simplement de savoir pourquoi ils jouent : pour le plaisir de jouer de la musique ensemble (une improvisation par exemple) ou pour préparer une future représentation ?
Des objectifs différents induisent des exigences différentes (nombre de répétions et qualité escomptée du jeu) et
des comportements différents (niveau d’implication, de concentration ou d’assiduité).
Comme pour l’orchestre, toute organisation s’attache à expliquer clairement, et à tous, le ou les objectifs à atteindre.
Ainsi, les exigences exprimées seront comprises et les comportements seront adaptés.

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Définir qui fait quoi

Imaginez une voiture où tout le monde tient le volant en même temps. Nous connaissons tous des situations où chacun aimerait décider seul de tout, tout en laissant ses partenaires le faire... Une étape importante dans la mise en place d’une organisation du travail est la définition des règles de décisions. Elle permet de passer plus de temps dans l’action que dans la discussion.
De même, il est aberrant de demander à un violoniste de jouer de la clarinette, ou de faire un solo alors que la vue du public le fait paniquer. Le chef d’orchestre doit connaître les compétences de chacun. Cette connaissance lui permet d’attribuer la bonne place à son violoniste, pour qu’il soit efficace et motivé. Elle permet au responsable de mesurer le risque de démotivation d’un passionné de technique affecté au service administratif.

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Organiser les temps d’échanges

Après avoir pris du temps pour se connaître, se mettre d’accord ou prendre des décisions, abordons l’organisation. Pouvons-nous imaginer notre orchestre faisant des répétitions par téléphone ou même sans se donner de rendez-vous à la même heure, au même endroit ? Bien sur que non. La réussite d’une organisation du travail passe par l’efficacité de ses échanges. Là non plus, pas de recette miracle ! A chaque organisation du travail, à chaque sujet à aborder, son organisation des échanges (exemple : prendre une décision d’investissement par SMS ou post-it semble bien hasardeux).
Notons un certain nombre de critères de réussites. Comme pour les répétitions d’un orchestre, l’organisation des
échanges prévoit : l’objet, le lieu ou le mode de communication, les personnes concernées, la date, l’heure de début, la durée ou l’heure de fin et la périodicité.

En conclusion, à chaque orchestre son style de musique (harmonie, symphonie...). Et parmi tous ces styles, il y en a forcément un qui convient à votre orchestre. Dès que le travail s’organise en groupe, il ne peut y avoir de place pour l’improvisation. Cette recherche de la bonne organisation n’est pas aisée. Elle demande du temps, de l’énergie, des compétences et des moyens. N’oublions pas qu’un orchestre a besoin d’un public pour vérifier si l’ensemble joue bien. A trop être dans l’orchestre, le chef d’orchestre et les musiciens ne peuvent se rendre compte de l’effet d’ensemble.

Nicolas TIEDREZ

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